Elektronische Rechnungen - XRechnung, ZUGFeRD & Co.

Was ist eine E-Rechnung

Mit E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) können Daten einer Rechnung elektronisch übermittelt und verarbeitet werden. Dies kann unter Anderem die Rechnungsstellung vereinfachen, die Bearbeitungszeit durch automatische Verarbeitungsschritte verkürzen und die Daten und Prozess Qualität durch beispielsweise durchführbare Validierungen steigern.

Gesetzliche Grundlage - Änderungen ab 01.01.2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind (umsatzsteuerpflichtige) Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können und später (ab 2027) auch versenden zu können (siehe Wachstumschancengesetz).

Ab wann greift die Pflicht

Welche Formate von E-Rechnungen gibt es?

Die Rechnungsinformationen einer E-Rechnung werden strukturiert in einer XML-Datei abgelegt. Es gibt zwei Standard Formate die für Unternehmen wichtig sind:

XRechnung:

Bei einer XRechnung handelt es sich um einen E-Rechnungs Standard im XML Format, welcher die Richtlinie 2014/55/EU umsetzt. Es enthält die Rechnungsinformationen in einem strukturierten XML, welche maschinell ausgelesen und so weiterverarbeitet werden kann.

ZUGFeRD (Version 2.2.0):

Bei einer ZUGFeRD Datei handelt es sich um ein PDF/A Dokument mit darin eingebetteten Rechnungsdaten im XML-Format. Das PDF Dokument stellt dabei beispielsweise die Rechnungsinformationen in einem lesbaren Format dar. Die eingebettete XML Datei enthält die Rechnungsinformationen in einem strukturierten und maschinell lesbaren XML-Format.

Verarbeitung von E-Rechnungen mit jadice

E-Rechnung und jadice flow

Mit jadice flow ist es möglich E-Rechnungen zu erkennen und in ein aufbereitetes PDF zu konvertieren.

Der grundlegende Workflow um E-Rechnungen mit jadice flow zu erkennen und konvertieren sieht wie folgt aus:

Erkennen von E-Rechnungen:

Nach der Analyse eines E-Rechnungsdokuments, lässt sich eine XRechnung anhand des Mimetypes “application/xml; x-rechnung=true; charset=UTF-8” erkennen. Außerdem findet man Informationen zur X-Rechnung in den Stream-Analysis-Details: "x_rechnung":true

ZUGFeRD Dokumente lassen sich anhand der Information “is-zugferd":true, sowie dem Eintrag “ZUGFERD_DETAILS” in den Properties des analysierten Streams erkennen. In den ZUGFERD_DETAILS lassen sich unter Anderem Informationen wie der Dateiname des eingebetteten XMLs oder den ConformanceLevel finden.

Konvertierung von E-Rechnung in ein aufbereitetes PDF:

E-Rechnungs-Informationen eines entsprechenden Eingangsdokuments können in ein aufbereitetes und gut lesbares PDF konvertiert werden. Enthalten Email Anhänge eine E-Rechnung, können diese auch mithilfe von jadice flow in ein aufbereitetes PDF konvertiert werden.

Im folgenden ist ein Ausschnitt einer konvertierten Test XRechnung zu sehen:

Ausblick: Eine Auswahl von verschiedenen Stylesheets um konvertierte E-Rechnungen darzustellen folgen.

E-Rechnung und jadice server

Ab der jadice server Version 5.14.19.2. unterstützt der jadice server 5 ebenso wie jadice flow die Erkennung und PDF-Konvertierung von X-Rechnung und ZUGFeRD Dateien. Für weitere Informationen siehe Erkennung und Konvertierung von E-Rechnungen.

Um E-Rechnungen im jadice server zu konvertieren, kann die XRechnung2PdfNode in Ihr Jobtemplate eingebunden werden. Außerdem wird über die DynamicPipelineNode XRechnung automatisch nach PDF konvertiert.

Um bei ZUGFeRD Eingangsdokumenten das eingebettete XML vom PDF zu extrahieren, kann die PortableCollectionDisassemblingNode eingesetzt werden. Anschließend können das extrahierte XML Dokument, sowie das PDF Dokument über die DynamicPipelineNode nach PDF konvertiert und wieder zusammengefügt werden.

final MultiplexerNode multiplexerNode = new MultiplexerNode();
final DemultiplexerNode demultiplexerNode = new DemultiplexerNode();
multiplexerNode.appendSuccessor(new DynamicPipelineNode()).appendSuccessor(demultiplexerNode);
multiplexerNode.appendSuccessor(new PortableCollectionDisassemblingNode()).appendSuccessor(new DynamicPipelineNode()).appendSuccessor(demultiplexerNode);
demultiplexerNode.appendSuccessor(new PDFMergeNode()).appendSuccessor(new StreamOutputNode());
job.attach(new StreamInputNode().appendSuccessor(multiplexerNode));

Enthalten Email Anhänge eine E-Rechnung, können sie über die EmailConversion.groovy in ein aufbereitetes PDF konvertiert werden.

🏞️ Anzeige von E-Rechnungen mit jadice

Alle jadice Produkte (auch Maintenance-Versionen) unterstützen nativ die Anzeige von XRechnungs-Dokumenten.

Hierzu müssen Sie lediglich die folgende Dependency einbinden:

    <dependency>
      <groupId>com.levigo.jadice.documentplatform.core</groupId>
      <artifactId>jadice-format-xrechnung</artifactId>
    </dependency>

Eine Online-Demo hierzu finden Sie hier.

Wenn Sie ein individuell angepasstes Layout benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

⬅ Annotationen

Es ist aktuell zwar möglich auf XRechnungs-Dokumente Annotationen anzubringen. Da sich Annotationen auf eine Position im Dokument (X/Y-Koordinaten) beziehen, sind diese “nicht stabil”, da sich die Darstellung seitens jadice in Zukunft ändern kann (z.B. Aufgrund von Fehlerbehebungen o.ä.).

Mit der allgemeinen Verfügbarkeit unserer Intention-Basierten Annotationen (diese Beziehen sich unabhängig von der Darstellung auf einen exakten Teil eines Dokuments) wird sich dies ändern. Sobald diese Annotationen verfügbar sind, werden wir Sie gesondert informieren.

Klassische Darstellung

In der klassischen Darstellung der XRechnung werden alle Felder, die in einer XRechnung enthalten sein können in einer tabellarischen Form dargestellt.

Kompakte Darstellung

Mit der kompakten Darstellung der XRechnung wurde das Layout angepasst, um die meisten relevanten Informationen auf einer Seite darstellen zu können, wie man dies von klassischen Rechnungen im PDF Format gewohnt ist.

Auf den Folgeseiten werden im Anschluß sämtliche Felder angezeigt, die in der Rechnung zusätzlich gefüllt sind.

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